S obzirom na to da moj posao često zahtijeva relativno formalnu komunikaciju, mailovi koje dobivam (i šaljem) uglavnom su standardizirani i suhi. Počinju izrazom poštovanja, slijede uobičajene formalnosti, a na kraju dolazi relativno formalan pozdrav. Najčešće mi pišu studenti. Oni se najviše muče, naprosto im elektronička pošta nije uobičajen format izražavanja. Recimo, napišu mi cijelu dugu priču u kojoj me nešto mole, ali se na kraju zaborave potpisati. Pišu mi, naravno, i kolege profesori. Njihovi su mailovi vrlo često (pre)formalni. Počinju s „Poštovana profesorice Tkalac Verčič“. Znamo se gotovo 30 godina, sjedimo kabinet do kabineta i družili smo se puno puta do dugo u noć. Mislim da je u redu da mi se obrate s „Ana“. Pišu mi i strani kolege. Oni su povremeno (neprimjereno) neformalni. Amerikanci tu prednjače. Ljudi se ponekad muče s mojim imenom, ne znajući što je što. Sigurna sam da i ja radim razne pogreške kojih nisam svjesna. Ono što me muči jest trajno i uporno ponavljanje nekih elemenata komunikacije koji pokazuju potpuni nedostatak bilo kakvog interesa, odnosno lijenost. Slijedi popis stvari koje me najviše smetaju u mailovima.
Najviše me smeta kada mi netko piše i započne mail s „Poštovana“ (samo Poštovana, nakon čega slijedi zarez). Ima i gora verzija ovoga, gdje postajem „Poštovani!“. Ne razumijem što to znači. Ako mi se netko obraća (često s nekom molbom ili pitanjem), piše upravo meni. Ja sam ženskog roda i imam ime i prezime. U redu mi je da netko napiše „Poštovana profesorice“ ili „Draga gospođo Tkalac Verčič“, no ne razumijem zašto bi netko bio tako lijen da ne upiše moje ime uz obraćanje. Ovo sam jednom ispričala svojoj grupi studenata na četvrtoj godini, nakon čega su svi njihovi mailovi započinjali s „Draga Ana“ (sama sam si kriva).
Malo manje (ali još uvijek dosta) me smeta kada netko moje prezime napiše pogrešno. Pretpostavljam da bih trebala biti zahvalna što nisam dobila samo „Poštovana“. Imam dva prezimena, što je ozbiljna gnjavaža. Oba su komplicirana i često pogrešno izgovorena ili napisana. Pogotovo ovo drugo, slovensko, izaziva probleme. Dva tvrda č u prezimenu su neintuitivna i većina ljudi ih automatski pretvori u čć. Razumijem i ne zamjeram. Uglavnom. Međutim, kada s nekim radim dugo, kada me netko poznaje godinama, kada poznaje mog muža Slovenca zbog kojeg se mučim s takvim prezimenom, kada sam ga/ju zamolila/upozorila, kada je moj student cijeli semestar, kada je moj kolega godinama – tada bi trebali naučiti moje prezime i napisati ga kako treba. Nedavno sam dobila jednu jako formalnu čestitku s jedne vrlo formalne institucije. Moje je prezime sadržavalo tri (3) pogreške. Oprostite, to je samo lijenost.
Ne znam smeta li me, ali mislim da nije učinkovito kada mailovi sadrže jako puno teksta. Kada smo radili istraživanje o formalnoj komunikaciji, jedna kolegica mi je ispričala da je u njihovoj organizaciji maksimalna duljina maila onoliko koliko stane na jedan ekran računala. To mi se čini odličnom uputom. A može i kraće. Općenito, preporučila bih da mail sadrži samo nužne informacije. Sve što možete izbaciti – izbacite. Povezano s time, smetaju me mailovi u puno boja, s puno oznaka, uskličnika, bulletsa i sličnih gluposti. Takav mail je kao nervozna osoba – naporan. Treba ga „utišati“.
Na mailove odgovaram ažurno. Prvo, mislim da je to pristojno. Drugo, imam lagani OCD, pa ne volim neodgovorene poruke bilo koje vrste. Ne smatram da svi moraju na prepisku odgovarati odmah, no ako vam se netko obrati, odgovorite mu u roku tri dana. Sve duže od toga je nepristojno. Možda vas nije briga, naravno. No, računajte da će i drugi vas tretirati na isti način. Još gora verzija ovoga jest – ne odgovoriti nikada. To doista ne razumijem. Osim ako ste direktor multinacionalne korporacije, nema izgovora da nekome tko vam se izravno obratio ne odgovorite barem s dvije, tri pristojne riječi.
Generički mailovi su, naravno, neizbježni. Uglavnom ih smatram junk mailom i na njih jedine ne odgovaram. Ne govorim tu o pravom junk mailu (Nigerijski princ i slično). Mislim na studente koji me mole da im budem mentor. Mail s tom molbom pošalju na 30 adresa različitih profesora. Savjet takvima: ako želite da vam budem mentor, barem se potrudite poslati mail napisan meni, a ne svima u efzg domeni. Mislim i na različite istraživače koji sakupljaju podatke pa me mole da ispunim kratki upitnik od 45 minuta. Naravno da imam razumijevanja. Sto puta sam i sama bila u toj situaciji. No ako želite da vam ispunim takav dugačak i kompliciran upitnik, obratite mi se osobnim mailom, a ne generičkim pismom.
Vrlo blizu ovome su čestitke. Možda ovo nije univerzalno, ali ne razumijem zašto mi netko koga ne poznajem šalje čestitku za Novu godinu ili Uskrs. Govorim o skupnim čestitkama, poslanim na masovne adrese, s frazom ili dvije i animiranim božićnim lampicama. Ako mi želite čestitati, radije mi pošaljite kratku poruku namijenjenu meni. Također, ne poslati ništa je isto u redu.
Konačno, ne volim lančane odgovore. Upitno je koliko je primjereno slati mail na veći broj adresa (ovdje mislim na tridesetak ili više) koje su svima vidljive. No, to je druga tema. Ono što mi smeta jest kada ljudi počnu masovno odgovarati na cijelu skupinu. „Reply all“ treba koristiti rijetko ili nikada. Naravno, postoje iznimke kada je važno da se svi u grupi izraze (iako tada možda treba koristiti druge alate komunikacije, a ne mail), no većinom je nepotrebno da se svi roditelji u skupini 3a referiraju na predloženi meni za izlet na more.
Na kraju, mail je alat komunikacije koji bi trebao biti jasan, konkretan i praktičan. Bez obzira na to kome pišete, trud oko sadržaja i tona poruke odraz je poštovanja prema osobi kojoj se obraćate. Dobro napisan mail nije samo pitanje pravilnog jezika, već i pažnje prema detaljima i razumijevanja konteksta. Budete li pisali meni, najbolje je početi, kao moji studenti s početka, s „Draga Ana“.
